Procédure pour les Villes
Compatibilité avec AccèsCité Finances
cONFIGURATION DES ACCÈS ET SÉCURITÉ
Une nouvelle case a été ajoutée dans la sécurité relative au module des comptes fournisseurs. Cette case permet d’attribuer le droit de modifier les options du Portail municipal des fournisseurs. Dans la fenêtre d’option du Portail municipal des fournisseurs, vous devez inscrire le courriel et le mot de passe qui sera utilisé par AccèsCité Finances afin d’accéder au portail lors des traitements de création et de mise à jour des fournisseurs. Le courriel et mot de passe à inscrire doivent être celui du compte servant aux « authentifications à un service PMEL ».
aJOUT D'UN FOURNISSEUR DANS UNE DEMANDE DE PRIX
Dans une demande de prix, il est possible d’ajouter les fournisseurs inscrits sur le portail. Faire une recherche par l’une ou l’autre des méthodes de recherche proposée. Lorsque la liste des fournisseurs apparait, cliquer sur suivant.Sélectionner les fournisseurs désirés (voir documentation demande de prix) et insérer ceux-ci dans la demande de prix. Les fournisseurs provenant du portail ont une mention à cet effet. Pour les fournisseurs existant dans AccèsCité Finance, le numéro de celui-ci est visible.
LIER UN FOURNISSEUR À SON PROFIL
Lors de l’ajout d’un fournisseur provenant du portail dans une demande de prix.Si celui-ci n’est pas reconnu automatiquement avec son NEQ et qu’il est déjà présent dans AccèsCité Finance, il est possible de lier les deux fournisseurs ensembles.Il suffit d’appuyer sur le bouton « Lier à un fournisseur », de rechercher le bon fournisseur et de confirmer notre recherche.Par la suite, le fournisseur du portail sera toujours lié au bon fournisseur de la SFM.
AJOUT DU rena DANS L'ASSISTANT D'AJOUT DES FOURNISSEURS
L’information RENA a été ajoutée dans l’assistant d’ajout des fournisseurs dans une demande de prix afin d’informer si le fournisseur sélectionné est présent sur le registre des entreprises non admissibles.Celui-ci était absent dans la version 1.
cRÉATION DE FOURNISSEURS
Une nouvelle option a été ajoutée dans les demandes de prix. Cette option permet de procéder à la création des fournisseurs automatiquement avant de procéder à la création des commandes ou ententes. Les informations à saisir manuellement et qui sont nécessaires pour créer un fournisseur sont le numéro ainsi que le type de fournisseur.Il sera possible par la suite de le mettre à jour. Lors de la création du fournisseur, le système décide de la meilleure façon de le créer selon 2 modes différents.
Mode 1 – Fournisseur avec une seule adresse
Lorsque le contact sélectionné dans l’assistant d’ajout des fournisseurs est situé à la même adresse que l’adresse principale de l’entreprise (section information générale du portail) le système procède à la création d’un fournisseur ayant une seule adresse. Les cases « Adresse de commande » et « Adresse de paiement » de l’onglet « Commande, paiement » de ce fournisseur seront cochées automatiquement. Les informations du contact de commande sont également importées.
Mode 2 – Fournisseur avec deux adresses
Lorsque le contact sélectionné dans l’assistant d’ajout des fournisseurs est situé à une adresse différente que l’adresse de l’entreprise (section information générale du portail) le système procède à la création d’un fournisseur ayant deux adresses.Les adresses supplémentaires d’un fournisseur sont accessibles via le cas « Autres adresses » situé au bas de l’écran des fournisseurs.
- 1. L’adresse de l’entreprise (section information générale du portail) sera utilisée pour la création de l’adresse principale du fournisseur.Dans cette adresse, la case « Adresse de paiement » sera automatiquement cochée.
- 2. C’est dans la seconde adresse du fournisseur que les informations du contact incluant son adresse seront transférées.Dans cette adresse, la case « Adresse de commande » sera automatiquement cochée.
Note à propos de la sécurité : Pour procéder à la création d’un fournisseur à partir des demandes de prix,l’utilisateur connecté doit avoir accès à l’entrée des fournisseurs et doit également avoir le droit de modifier ceux-ci.
MISE À JOUR DE LA FICHE FOURNISSEUR
Une nouvelle option a été ajoutée dans le module des fournisseurs et permet de mettre à jour des informations en provenance du portail. Grâce à cette option vous pourrez : sélectionner une date permettant d'afficher les modifications effectuées sur le portail; sélectionner les modification à appliquer dans AccèsCité -Finances; et confirmer la mise à jour.
Actuellement, il est possible de mettre à jour certaines informations, comme par exemple le numéro d'entreprise du Québec et l'indicateur RENA.
D'autres informations seront ajoutées dans les versions futures.